Les services administratifs accumulent des fichiers hétérogènes (factures, contrats, courriers, bons de livraison) dans un dossier « à classer », souvent nommés de façon illisible (scan0042.pdf, Document(3).pdf). Le tri manuel, ouvrir, identifier, renommer, déplacer, est répétitif, chronophage et systématiquement repoussé. Le besoin : automatiser l'identification et le classement à partir du contenu réel des fichiers, tout en gardant un humain dans la boucle pour les cas ambigus.
Comment ça fonctionne
On désigne le dossier source à trier (« à classer ») et l'arborescence cible (sous-dossiers de destination par type de document).
L'IA liste les fichiers du dossier source.
Pour chaque fichier, l'IA lit le contenu (directement ou via l'index plein-texte) afin d'identifier le type de document et d'en extraire les métadonnées utiles : émetteur (fournisseur, client), date, numéro, montant, objet.
À partir de règles de classement exprimées en langage naturel, l'IA détermine le sous-dossier de destination et un nom de fichier conforme à la convention retenue.
Elle déplace et renomme le fichier vers sa destination.
Quand un classement est ambigu (type incertain, métadonnée manquante, conflit de règles), l'IA s'arrête et demande à l'utilisateur de trancher avant d'agir.
Un récapitulatif des fichiers traités (et de ceux laissés en attente) est restitué.
Capacités ODESA mobilisées
Cœur opérationnel : lister le dossier source, lire le contenu, renommer et déplacer chaque fichier, dans les limites des racines autorisées.
Identifier le type et les métadonnées d'un document à partir de son contenu textuel (insensible casse/accents), notamment pour les volumes importants.
Demander confirmation ou arbitrage lorsqu'un classement est ambigu, avant tout déplacement.
Déroulé type
L'utilisateur demande : « Trie le dossier À classer : factures dans Compta par année et fournisseur, contrats dans Juridique, courriers dans Correspondance. »
L'IA liste les fichiers du dossier À classer (par exemple 23 fichiers).
Pour scan0042.pdf, elle lit le contenu : facture Orange, février 2026, n° 7741, 89,90 €.
Elle déplace le fichier en Compta / 2026 / Orange et le renomme 2026-02_Orange_Facture.pdf.
Pour Document(7).pdf, elle identifie un contrat de maintenance et le range dans Juridique / Contrats.
Pour un fichier ambigu, elle demande : « Ce document ressemble à un courrier juridique (mise en demeure). Le classer dans Correspondance ou dans Juridique ? » et attend la réponse.
À la fin, elle restitue : « 21 fichiers classés, 2 en attente de votre arbitrage. »
- Le dossier source à trier, accessible en lecture et en écriture (déplacement/renommage).
- L'arborescence cible (sous-dossiers de destination), accessible en écriture.
- Les règles de classement et la convention de nommage de l'organisation, exprimées en langage naturel.
- Aucune base ni service externe requis ; pour les volumes importants, l'index plein-texte accélère l'identification.
- Aucune capacité par défaut : seules fichiers, index et ui sont activées ; web, sql, com restent fermés.
- Racines autorisées (jail) : ODESA ne peut agir que sur le dossier source et l'arborescence cible déclarés ; aucun autre emplacement n'est accessible.
- Opérations bornées : lecture, renommage et déplacement uniquement dans le périmètre autorisé ; aucune suppression définitive sans règle explicite.
- Validation humaine : les cas ambigus passent par une demande de confirmation avant action.
- Jeton d'accès (Bearer) : tout appel à ODESA est protégé par un jeton.
- Configuration verrouillable : règles et chemins peuvent être protégés par chiffrement / mot de passe.
- Local : documents et traitements restent sur les machines du client.
Mise en place
Les étapes pour configurer ODESA sur ce cas d'usage.
Installer ODESA (exécutable, double-clic, icône près de l'horloge).
Déclarer les racines autorisées : dossier source et arborescence cible.
Activer les capacités fichiers, index (si volume important) et ui.
Formaliser les règles de classement et la convention de nommage avec l'utilisateur.
Connecter l'IA conversationnelle (jeton d'accès) et tester sur un échantillon avant de traiter le dossier complet.
- L'identification repose sur le texte réellement extractible : un PDF scanné non océrisé ou une image ne livrent pas de contenu exploitable.
- La fiabilité dépend de la régularité des documents : des pièces très atypiques peuvent être mal classées et demander un arbitrage.
- Le déplacement modifie l'organisation des fichiers ; il est recommandé de tester sur un échantillon et de conserver une sauvegarde au démarrage.
- Les règles de classement doivent être claires : des règles contradictoires multiplient les demandes d'arbitrage.
- L'IA assiste le tri ; la responsabilité finale du classement (notamment pour les pièces sensibles) reste humaine.
- Océrisation préalable des PDF scannés pour traiter aussi les documents image.
- Tri automatique et continu d'un dossier de dépôt (surveillance) plutôt qu'à la demande.
- Extraction structurée des métadonnées vers une base de données (capacité sql) ou un tableur.
- Détection de doublons et de versions multiples d'un même document.
- Planification via VAILS d'un passage de tri quotidien ou hebdomadaire.
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