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13Configuration ODESA

Le rapport du matin

Produire chaque matin, automatiquement et sans intervention, un rapport de synthèse consolidant plusieurs bases (ventes, stocks, trésorerie, tickets).

Besoin métier

Les indicateurs de pilotage d'une PME sont répartis entre plusieurs systèmes : ERP pour les ventes, gestion de stock, logiciel comptable pour la trésorerie, outil de support pour les tickets. Consolider ces chiffres chaque jour est trop coûteux pour être fait manuellement, et le pilotage en pâtit.

Le besoin : un rapport quotidien, produit sans intervention humaine, qui rassemble les chiffres clés de la veille et signale les anomalies, prêt à lire dès l'arrivée au bureau.

Comment ça fonctionne

Capacités ODESA mobilisées

planification VAILS (centrale)

Déclencher la tâche chaque matin, sans intervention ; l'IA agit seule en tâche de fond.

sql

Interroger en lecture les bases ventes, stocks, trésorerie, tickets (connexions nommées).

fichiers (fs)

Déposer le rapport (Markdown, CSV, Excel) dans un dossier autorisé.

COM Windows (com)

Optionnel : mettre en forme le rapport sous Word/Excel.

interaction humaine (ui)

Notifier que le rapport du matin est disponible.

VScript

Optionnel : encapsuler la séquence du rapport en une fonction métier unique.

Déroulé type

1

Déclenchement : à 7 h, VAILS lance la tâche « Rapport du matin ».

2

Instruction (ventes) : « Donne le chiffre d'affaires d'hier et compare-le à la moyenne des quatre derniers mêmes jours. »

3

Instruction (stocks) : « Liste les articles passés sous leur seuil de réappro. »

4

Instruction (trésorerie) : « Donne le solde de trésorerie et les échéances de la semaine. »

5

Instruction (support) : « Combien de tickets ouverts, et lesquels urgents ? »

6

Production : « Rédige une synthèse d'une page et dépose-la dans le dossier direction, puis notifie. »

Données & accès
  • Bases à interroger : ventes, stocks, trésorerie/comptabilité, tickets, chacune en connexion nommée lecture seule (SQLite, PostgreSQL ou SQL Server ; mssql en pur Python).
  • Cartographies : pour chaque base, les tables/colonnes utiles et leur sens métier ; définition des seuils et des tendances.
  • Dossier de rapports : une racine autorisée pour déposer les fichiers du matin.
  • Planification VAILS : une tâche programmée (horaire, jours actifs).
  • Office (si COM) : Word/Excel installés, ProGID autorisés.
Bornage & sécurité
  • Plusieurs connexions nommées en lecture seule (une par base), droits d'écriture retirés côté SGBD.
  • Capacité sql limitée à query.
  • Racine de fichiers restreinte au dossier des rapports.
  • Si COM : ProGID limités à Word/Excel.
  • Jeton Bearer exigé ; la tâche planifiée s'authentifie avec son propre jeton.
  • Configuration chiffrable/verrouillable ; exécution en local, toutes les bases et le rapport restent chez le client.

Mise en place

Les étapes pour configurer ODESA sur ce cas d'usage.

1

Installer ODESA en local sur un serveur allumé le matin (ou une machine dédiée).

2

Déclarer une connexion nommée lecture seule par base et activer sql en lecture.

3

Cartographier chaque base et définir les seuils (réappro, trésorerie, urgence tickets).

4

Définir la racine du dossier de rapports ; activer la notification ; au besoin, Office via COM.

5

Créer la tâche planifiée VAILS (heure, jours) avec son jeton.

6

Tester un déclenchement manuel, vérifier le rapport, puis laisser tourner en automatique.

Limites & points d'attention
  • Disponibilité de la machine : le serveur doit être allumé et les bases accessibles à l'heure de déclenchement.
  • Définition des seuils : un rapport pertinent dépend de seuils et de tendances bien calibrés ; à ajuster les premières semaines.
  • Lecture seule : l'IA observe, elle ne corrige pas les données.
  • Surcharge d'information : viser une synthèse courte ; trop d'indicateurs tue le rapport.
  • Robustesse : prévoir le comportement si une base est indisponible (signaler l'absence plutôt qu'échouer en silence).
  • Confidentialité : le rapport peut contenir des chiffres sensibles ; restreindre l'accès au dossier de dépôt.
Évolutions possibles
  • Plusieurs rapports ciblés (direction, supply, finance) à des horaires différents.
  • Envoi par e-mail ou dépôt sur un espace partagé.
  • Alertes en cours de journée (pas seulement le matin) sur événements critiques.
  • Historisation des rapports pour suivre les tendances dans le temps.
  • Encapsuler la séquence en fonction VScript unique, plus simple à maintenir.
  • Croiser avec l'index plein-texte pour joindre des documents pertinents au rapport.

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13ODESA configuration

The morning report

Produce every morning, automatically and without intervention, a summary report consolidating several databases (sales, stock, cash, tickets).

Business need

An SME's steering indicators are spread across several systems: ERP for sales, stock management, accounting software for cash, support tool for tickets. Consolidating these figures every day is too costly to do manually, and steering suffers.

The need: a daily report, produced without human intervention, gathering the previous day's key figures and flagging anomalies, ready to read upon arriving at the office.

How it works

ODESA capabilities used

VAILS scheduling (core)

Trigger the task every morning, with no intervention; the AI acts on its own in the background.

sql

Read-query the sales, stock, cash and ticket databases (named connections).

Files (fs)

Drop the report (Markdown, CSV, Excel) in an allowed folder.

Windows COM (com)

Optional: format the report in Word/Excel.

Human interaction (ui)

Notify that the morning report is available.

VScript

Optional: encapsulate the report sequence in a single business function.

Typical flow

1

Trigger: at 7 a.m., VAILS launches the "Morning report" task.

2

Instruction (sales): "Give yesterday's revenue and compare it to the average of the last four same weekdays."

3

Instruction (stock): "List the items that dropped below their reorder threshold."

4

Instruction (cash): "Give the cash balance and this week's due dates."

5

Instruction (support): "How many open tickets, and which are urgent?"

6

Production: "Write a one-page summary and drop it in the management folder, then notify."

Data & access
  • Databases to query: sales, stock, cash/accounting, tickets, each as a read-only named connection (SQLite, PostgreSQL or SQL Server; pure-Python mssql).
  • Mappings: for each database, the useful tables/columns and their business meaning; definition of thresholds and trends.
  • Reports folder: an allowed root to drop the morning files.
  • VAILS scheduling: a scheduled task (time, active days).
  • Office (if COM): Word/Excel installed, allowed ProgIDs.
Scope & security
  • Several read-only named connections (one per database), write rights removed at the DBMS level.
  • sql capability limited to query.
  • File root restricted to the reports folder.
  • If COM: ProgIDs limited to Word/Excel.
  • Bearer token required; the scheduled task authenticates with its own token.
  • Configuration encryptable/lockable; local execution, all databases and the report stay with the customer.

Setup

The steps to configure ODESA for this use case.

1

Install ODESA locally on a server that is on in the morning (or a dedicated machine).

2

Declare one read-only named connection per database and enable sql read.

3

Map each database and define the thresholds (reorder, cash, ticket urgency).

4

Define the reports-folder root; enable notification; if needed, Office via COM.

5

Create the VAILS scheduled task (time, days) with its token.

6

Test a manual trigger, check the report, then let it run automatically.

Limits & caveats
  • Machine availability: the server must be on and the databases reachable at trigger time.
  • Threshold definition: a relevant report depends on well-calibrated thresholds and trends; to adjust in the first weeks.
  • Read-only: the AI observes, it does not fix the data.
  • Information overload: aim for a short summary; too many indicators kill the report.
  • Robustness: plan the behaviour if a database is unavailable (flag the absence rather than fail silently).
  • Confidentiality: the report may contain sensitive figures; restrict access to the drop folder.
Possible extensions
  • Several targeted reports (management, supply, finance) at different times.
  • Email sending or drop in a shared space.
  • Intraday alerts (not only in the morning) on critical events.
  • Historisation of reports to track trends over time.
  • Encapsulate the sequence in a single VScript function, simpler to maintain.
  • Cross-reference with the full-text index to attach relevant documents to the report.

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