Les commerciaux et consultants doivent arriver en rendez-vous en maîtrisant le contexte du client : son historique, ses contrats, les derniers échanges, les éventuels sujets sensibles. Aujourd'hui cette préparation suppose d'ouvrir et de croiser manuellement plusieurs sources (CRM/ERP, dossiers de fichiers, mails archivés). C'est long, répétitif, et donc souvent négligé. L'objectif est de produire automatiquement, à la demande, une fiche de synthèse complète et fiable, sans déplacer les données hors du poste.
Comment ça fonctionne
identifie le ou les clients concernés (nom donné, ou agenda du lendemain) ;
récupère l'historique commercial dans la base CRM/ERP (chiffre d'affaires, contrats actifs, dernières interactions, encours) ;
recherche dans l'index plein-texte les documents concernant le client (contrats, comptes-rendus de mission, mails archivés exportés, propositions) ;
synthétise les points d'attention (litige, facture en retard, insatisfaction signalée, échéance proche) ;
rédige une fiche 360° structurée et la dépose comme fichier dans un dossier de préparation.
Capacités ODESA mobilisées
Lecture (query) de la base CRM/ERP : historique, contrats, encours, interactions, via une connexion nommée en lecture seule.
Recherche dans le contenu des documents (contrats, comptes-rendus, mails archivés) ; pertinence, insensible casse/accents ; formats txt/md/pdf/docx/xlsx.
Dépôt de la fiche de synthèse dans un dossier autorisé ; lecture éventuelle de documents pointés par l'index.
Déroulé type
Utilisateur : « Prépare-moi la fiche 360° pour mon rendez-vous de demain avec la société Martin. »
IA (sql) : interroge la connexion CRM en lecture seule → « Société Martin : client depuis 2019, CA cumulé 184 k€, 2 contrats actifs, dernière commande il y a 4 mois, encours 12 300 € dont une facture de 4 200 € échue depuis 45 jours. »
IA (index) : recherche « Martin » dans l'index documentaire → trouve le contrat-cadre signé, le dernier compte-rendu de mission, deux mails archivés.
IA : repère dans le compte-rendu une remarque sur un retard de livraison ; croise avec la facture échue.
IA (fichiers) : rédige et dépose « Fiche RDV - Société Martin.md » dans le dossier « Préparation RDV ».
IA à l'utilisateur : « Fiche prête. Deux points d'attention : facture de 4 200 € échue depuis 45 jours, et une remarque sur un retard de livraison dans le dernier compte-rendu. »
- Connexion CRM/ERP : connexion SQL nommée (SQLite/PostgreSQL/SQL Server) en lecture seule, pointant sur la base ou une vue dédiée (clients, contrats, factures, interactions).
- Index documentaire : répertoires à indexer (dossiers clients, archives de contrats, exports de mails). Réindexation automatique.
- Dossier de dépôt : un répertoire autorisé en écriture pour les fiches produites (ex. « Préparation RDV »).
- sql : une seule connexion nommée (ex. `crm`), restreinte à la lecture (`query`) ; idéalement pointant sur une vue exposant uniquement les champs nécessaires. Pas de capacité `exec`.
- index : racines limitées aux dossiers clients et archives pertinents ; pas d'indexation de répertoires sensibles non concernés.
- fichiers : racine d'écriture limitée au seul dossier « Préparation RDV » ; lecture limitée aux dossiers documentaires utiles.
- Jeton Bearer exigé pour tout appel ; configuration chiffrable et verrouillable ; exécution locale, les données ne sortent pas du poste.
Mise en place
Les étapes pour configurer ODESA sur ce cas d'usage.
Installer ODESA sur le poste (exécutable, double-clic, icône près de l'horloge).
Déclarer la connexion CRM nommée en lecture seule.
Définir les racines de l'index documentaire et lancer la première indexation.
Créer/désigner le dossier de dépôt des fiches et l'autoriser en écriture.
Vérifier le périmètre (connexion, racines index, racine fichiers) puis verrouiller la configuration.
Tester avec un client connu, ajuster le format de la fiche.
- Qualité = qualité des sources : si le CRM est incomplet ou les documents mal rangés, la fiche le reflétera.
- Mails archivés : ils doivent être accessibles sous forme de fichiers indexables (exports), l'IA ne lit pas une boîte mail vivante via ce cas.
- Homonymie / rattachement : un nom de client ambigu peut ramener des documents d'un autre client ; soigner le nommage et, si besoin, ajouter un identifiant client dans la demande.
- Synthèse, pas jugement : l'IA remonte les faits (facture échue, remarque) ; l'appréciation commerciale reste humaine.
- Planification VAILS : génération automatique chaque soir des fiches du lendemain à partir de l'agenda.
- Enrichissement web : ajout d'informations publiques sur le client (actualité, site) via la capacité navigateur, sur allowlist.
- Fonction métier VScript : score de « santé du compte » calculé à partir de l'encours, de l'ancienneté et des incidents.
- Diffusion : envoi de la fiche par mail ou dépôt dans un espace partagé d'équipe.
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