Le recouvrement courant repose sur une discipline régulière que la charge quotidienne met à mal : extraire les factures échues, les classer par ancienneté, rédiger des relances au ton adapté, puis les envoyer ou les saisir dans un portail. Faute de temps, ce rituel est irrégulier, ce qui dégrade la trésorerie et la crédibilité des relances. L'objectif : automatiser tout ce qui est automatisable (détection, préparation, envoi) tout en conservant une validation humaine avant toute action engageante.
Comment ça fonctionne
interroge la base des créances pour lister les factures échues et leur ancienneté ;
classe chaque créance par niveau de relance (1er rappel, 2e rappel, mise en demeure) selon des règles d'ancienneté ;
prépare la relance correspondante (courrier / mail / saisie portail) à partir de modèles ;
présente la liste à l'humain pour validation (tout, partiel, exclusions, ajustements) ;
après validation, exécute : envoi de mails, dépôt de courriers (fichiers/COM), ou saisie dans le portail extranet (navigateur).
Capacités ODESA mobilisées
Lecture (query) de la base des créances : factures échues, montants, ancienneté, niveau de relance déjà atteint. Éventuellement écriture (exec) pour tracer la relance émise.
Présentation de la liste des relances proposées ; confirmation, exclusion, ajustement avant action. Capacité centrale de ce cas.
Saisie des relances dans un portail / extranet (profil SSO, allowlist du domaine).
Génération de courriers (PDF, ou via Word COM), dépôt dans un dossier courrier.
Déclenchement quotidien automatique du contrôle des impayés.
Déroulé type
VAILS (planification) : déclenche la tâche chaque matin à 8 h 30.
IA (sql) : « 14 factures échues : 9 à plus de 15 jours, 4 à plus de 45 jours, 1 à plus de 90 jours. »
IA : applique les règles → 9 premiers rappels, 4 deuxièmes rappels, 1 mise en demeure ; prépare les textes à partir des modèles.
IA (ui) à l'utilisateur : « Voici les 14 relances proposées. Valider tout / exclure des clients / ajuster un ton ? »
Utilisateur : « Exclus le client Durand (litige) et le client Petit (règlement en cours). Valide le reste. »
IA (web) : se connecte au portail via le profil SSO, saisit la mise en demeure du grand compte.
IA (fichiers/com) : dépose les 4 deuxièmes relances en PDF dans le dossier courrier ; envoie les 9 premiers rappels par mail.
IA (sql, optionnel) : trace dans la base le niveau de relance émis et la date.
IA : « 12 relances traitées, 2 exclues. Récapitulatif déposé. »
- Base des créances : connexion SQL nommée vers l'ERP/comptabilité ou une vue dédiée (factures, échéances, montants, clients, niveau de relance courant).
- Modèles de relance : fichiers de modèles (1er rappel, 2e rappel, mise en demeure).
- Portail / extranet : URL(s) du portail de saisie, profil de session SSO si nécessaire.
- Dossier courrier : répertoire de dépôt des PDF générés.
- Canal d'envoi mail : selon l'environnement (COM Outlook, ou dépôt pour envoi).
- sql : connexion nommée (ex. `compta`), `query` autorisé ; `exec` autorisé uniquement si la traçabilité des relances est souhaitée, et restreint à la table/vue de suivi.
- ui : validation humaine obligatoire avant tout envoi ou saisie, c'est le garde-fou principal.
- web : allowlist limitée au strict domaine du portail extranet ; profil SSO dédié ; aucune navigation hors périmètre.
- fichiers : racine d'écriture limitée au dossier courrier.
- com (si Word/Outlook) : ProgID explicitement autorisés uniquement.
- Jeton Bearer exigé ; configuration chiffrable/verrouillable ; exécution locale.
Mise en place
Les étapes pour configurer ODESA sur ce cas d'usage.
Installer ODESA sur le poste comptable.
Déclarer la connexion à la base des créances (lecture, et écriture de suivi si voulue).
Définir les règles d'ancienneté → niveau de relance et raccorder les modèles.
Configurer le canal de sortie : allowlist du portail + profil SSO, et/ou dossier courrier + COM.
Activer la validation humaine (ui) comme étape obligatoire.
Programmer le déclenchement quotidien via VAILS.
Tester sur un petit lot, valider le rendu des relances, puis verrouiller la configuration.
- Validation indispensable : la valeur du cas tient à l'étape humaine ; ne pas la court-circuiter pour « gagner du temps ».
- Stabilité du portail : la saisie web dépend de la stabilité de l'interface cible ; un portail qui change de structure peut nécessiter un ajustement.
- Qualité des données comptables : un statut de paiement non à jour peut générer une relance indue, d'où l'intérêt de la validation.
- Litiges et cas particuliers : ils doivent rester sous décision humaine (exclusion manuelle).
- Cadre légal : les mentions des mises en demeure relèvent de modèles validés par l'entreprise.
- Scoring de risque (VScript) : prioriser les relances selon le risque client.
- Relances multicanal : mail + courrier + appel programmé selon l'enjeu.
- Tableau de bord : suivi du recouvrement et de l'effet des relances dans le temps.
- Synchronisation des paiements : exclusion automatique des factures réglées la veille avant préparation.
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