Les fonctions qualité, conformité et juridique doivent régulièrement vérifier qu'un ensemble de documents respecte une grille d'exigences : présence de mentions obligatoires, de clauses, de signatures, de dates valides ou non périmées. Réalisé manuellement, ce contrôle est long, fastidieux et sujet à l'inattention sur de gros volumes. Le besoin : systématiser le repérage des écarts probables sur tout le corpus, pour orienter et accélérer le travail de l'auditeur, sans prétendre le remplacer.
Comment ça fonctionne
On désigne le corpus documentaire à auditer (un ou plusieurs dossiers) ; ODESA en construit ou en réutilise l'index plein-texte.
On définit la grille de règles en langage naturel : éléments devant être présents (clause, mention, signature, date) ou absents, et conditions associées (ex. date de révision postérieure à une échéance).
L'IA parcourt les documents et, pour chaque règle, recherche dans le contenu indexé la présence ou l'absence des éléments attendus.
Elle qualifie chaque document au regard de chaque règle (conforme / écart probable / à vérifier).
Elle restitue la liste des écarts : pour chaque manquement, le document concerné et la règle non satisfaite.
Sur demande, un rapport d'écarts est généré dans un fichier (tableau récapitulatif) déposé dans un dossier dédié.
Les cas incertains sont signalés comme « à vérifier » plutôt que tranchés automatiquement, pour renvoi au contrôle humain.
Capacités ODESA mobilisées
Cœur du dispositif : rechercher dans le contenu du corpus la présence/absence des éléments requis par la grille, par pertinence, insensible casse/accents.
Lire les documents pour préciser un cas, et écrire le rapport d'écarts dans le dossier prévu, dans les limites des racines autorisées.
Confirmer le lancement de l'audit, ou signaler les cas ambigus à arbitrer ; restituer le rapport.
Déroulé type
L'utilisateur demande : « Vérifie toutes les procédures du dossier Qualité : chacune doit avoir une signature, une date de validation, et une date de révision postérieure à juin 2024. Liste-moi les écarts. »
L'IA s'assure que le corpus est indexé, puis applique chaque règle aux 58 procédures.
Pour la règle « signature », elle recherche les marqueurs attendus ; 4 procédures n'en présentent pas de visible.
Pour la règle « date de révision », elle repère 9 procédures dont la date est antérieure à juin 2024.
Elle restitue : « Sur 58 procédures : 4 sans signature visible (PROC-012, PROC-027, PROC-033, PROC-041), 2 sans date de validation, 9 dont la révision est antérieure à juin 2024. »
Elle propose : « Je génère un rapport d'écarts dans Qualité / Audits ? » et, après accord, produit le fichier récapitulatif.
Les cas où l'extraction est douteuse sont marqués « à vérifier » pour contrôle humain.
- Le ou les dossiers constituant le corpus à auditer, accessibles en lecture.
- La grille de règles de conformité, exprimée en langage naturel.
- Le dossier de destination du rapport d'écarts, accessible en écriture.
- Aucune base ni service externe requis : l'index est autonome.
- Aucune capacité par défaut : seules index, fichiers et ui sont activées ; web, sql, com restent fermés.
- Racines autorisées (jail) : ODESA ne lit que le corpus déclaré et n'écrit que le rapport dans le dossier prévu.
- Lecture seule sur le corpus : l'audit ne modifie pas les documents source ; seul le rapport est écrit.
- Jeton d'accès (Bearer) : tout appel à ODESA est protégé par un jeton.
- Configuration verrouillable : règles et chemins peuvent être protégés par chiffrement / mot de passe.
- Local : corpus, index et rapport restent sur les machines du client.
Mise en place
Les étapes pour configurer ODESA sur ce cas d'usage.
Installer ODESA (exécutable, double-clic, icône près de l'horloge).
Déclarer les racines autorisées (corpus en lecture, dossier de rapports en écriture).
Activer les capacités index, fichiers et ui.
Lancer l'indexation du corpus, puis formaliser la grille de règles avec l'utilisateur.
Connecter l'IA conversationnelle (jeton d'accès) et calibrer sur un échantillon de documents avant l'audit complet.
- Aide à l'audit, pas substitution : l'IA repère des écarts probables ; la qualification d'un manquement et la décision finale restent humaines.
- La qualité du contrôle dépend de l'extraction du texte : un PDF scanné non océrisé ou une image ne livrent pas de contenu vérifiable.
- La détection d'éléments comme une signature manuscrite repose sur la présence de marqueurs textuels ; une signature purement graphique peut échapper à la vérification (cas « à vérifier »).
- Des règles formulées de façon ambiguë génèrent des faux positifs ou des faux négatifs : la grille doit être précise.
- Le résultat est un point de départ d'audit à valider, non un certificat de conformité.
- Océrisation préalable des documents scannés pour élargir le périmètre vérifiable.
- Modèles de grilles réutilisables par type de corpus (contrats, factures, dossiers RGPD).
- Rapport d'écarts enrichi (extrait justificatif, lien vers le passage du document).
- Suivi des corrections : nouvel audit comparatif après reprise des écarts.
- Planification via VAILS d'audits périodiques et d'alertes sur les dates de péremption approchant.
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